Die ISO 9001 hat das Ziel der Qualitäts- und Effizienzverbesserung im Unternehmen.

Die Normbeschreibungen klingen erstmal abschreckend. Die Prozesse werden allerdings in den meisten Unternehmen schon gemacht. Es fehlt meistens nur die passende Dokumentation.

Geforderte Prozesse der ISO 9001 sind vor allem:

• KPI Definition, Tracking und Evaluierung entlang der Kernprozesse
• Bewertung und Sicherstellung der Qualität des Produkts oder Dienstleistung
• Messung und Evaluation der Kundenzufriedenheit und Kundenanforderungen
• Beobachtung der Marktumgebung mit resultierenden Risiken und dem Umgang damit
• Bewertung der Zulieferer
• Sicherstellung der Mitarbeitereignung und Entwicklung
• Kontinuierliche Verbesserung der Organisation

Allgemein werden alle Kernprozesse, als auch relevante Nebenprozesse, hinsichtlich ihrer Ziele und Effektivität überprüft.

Ein Managementsystem ist eine Sammlung von Prozessen, Regeln & Instrumenten zur Erreichung eines Ziels.

Das Ziel der ISO 9001 ist die Steigerung und Kontrolle der Output-Qualität der Organisation. Hierfür werden mögliche Einflüsse darauf als auch grundsätzliche unternehmerische Herausforderungen betrachtet. Diese müssen in ein Management-System überführt werden. Im Rahmen der Zertifizierung wird dann geprüft ob Umfang und Qualität des Management Systems den Erwartungen der Norm entsprechen.

Allgemein hängen die Kosten sehr stark von der Unternehmensgröße ab. Sie lassen sich analog zum oben dargestellten Prozess in Vorbereitungskosten, interne Auditierungskosten und externe Auditierungskosten unterteilen. Hinzu kommen noch Kosten in den Folgejahren. (siehe dazu: „Was sind Folgekosten einer ISO 9001?“)

Externe Auditierungskosten sind Kosten, die durch eine Zertifizierungsstelle für die Überprüfung des Unternehmens und die Ausstelllung eines Zertifikats anfallen. Diese belaufen sich bei Unternehmen von bis zu 30 Mitarbeitenden typischerweise auf circa 3 – 5 T€. Bei Unternehmen, die größer als 30 Mitarbeiter sind, lässt sich keine pauschale Antwort treffen, da es stark vom Kontext des jeweiligen Unternehmens abhängt. Allgemein lässt sich allerdings sagen, dass die Kosten nicht 100% linear zu der Mitarbeiterzahl steigen.

Interne Auditierungskosten können komplett entfallen, wenn ein eigener Mitarbeiter diese Rolle übernimmt, dies ist allerdings an einige Bedingungen geknüpft. Ansonsten fallen hierfür bei der Unternehmensgröße von bis zu 30 Mitarbeitenden 1 – 2 T€ jährlich an.

Vorbereitungskosten hängen von Größe und insbesondere dem Reifegrad der Organisation ab. Es wird umso leichter und günstiger desto mehr Prozesse und insbesondere Prozess-Dokumentationen vorhanden sind. Wir können dir dazu nach einem kurzen Gespräch meist schon zumindest eine grobe Schätzung geben. Suche dir gerne hier einen Termin aus.

Nach der Zertifizierung solltest du die definierten Prozesse turnusmäßig durchführen. Auf Management Seite ist das weniger als 1 Tag pro Quartal Arbeit und besteht vor allem aus dem Management Review, dem internen Audit und der Risikoanalyse.

Für den zu ernennenden Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) ist der Arbeitsaufwand stark abhängig von Art und Größe des Unternehmens, bewegt sich jedoch in aller Regel im Rahmen von wenigen Stunden pro Monat. 

Operativ müssen die Normanforderungen erfüllt, sowie die Dokumentation genutzt und gepflegt werden. Siehe dazu auch die Frage: „Was genau beinhaltet die ISO 9001?“

Die Zertifizierung gilt für drei Jahre, allerdings wird die Einhaltung der Norm jährlich in einem Überwachungsaudit überprüft. Dieses ist vom Umfang kleiner als das Zertifizierungsaudit. Nach zwei erfolgreichen Überwachungsaudits wird wieder ein Zertifizierungsaudit fällig.

Allgemein hängen auch die Folgekosten sehr stark von der Unternehmensgröße ab. Mit der Erst-Zertifizierung ist meist der größte Teil der Arbeit und Kosten bereits getan. Siehe dazu auch die Frage: „Was sind die Kosten einer ISO 9001 Zertifizierung?“

Da das Zertifikat drei Jahre gültig ist wird es jährlich in Überwachungsaudit durch einen externen Auditor überprüft. Das erste Überwachungsaudit kostet etwa 30 % des Erst-Zertifizierungsaudits. Also bei einem Unternehmen mit bis zu 30 Mitarbeitenden circa 2 – 4T€. Das zweite Überwachungsaudit kostet etwa 60 % des Zertifizierungsaudits. Also bei einem Unternehmen mit bis zu 30 Mitarbeitenden circa 1 – 3T€.

Nach 3 Jahren wird wieder ein komplettes Zertifizierungsaudit mit ähnlichen Kosten wie die Erstzertifizierung fällig. Das sind bei einem Unternehmen mit bis zu 30 Mitarbeitenden meistens etwa 3 – 5T€.

Ebenfalls fallen Ausgaben für interne Audits an. Diese können komplett entfallen, wenn ein eigener Mitarbeiter diese Rolle übernimmt, dies hängt allerdings von einigen Kriterien ab. Ansonsten fallen hierfür bei einer Unternehmensgröße von bis zu 30 Mitarbeitenden meist 1 – 2 T€ jährlich.

Um die ISO 9001 mit uns zu implementieren muss keinerlei Normwissen auf Kundenseite vorhanden sein. Das übernehmen wir! Auch die Dokumentation mithilfe von unseren eigenen Vorlagen kann in Zusammenarbeit oder durch uns erfolgen. .

Wir implementieren Managementsysteme ausschließlich digital. Dies kann auf unterschiedliche Art & Weise passieren. Gerne nutzen wir hierfür die von euch bereits genutzten Tools und bestehenden Strukturen, denn unser Anspruch ist es die Dokumentation schlank und so nutzbar wie möglich zu halten. Dafür benötigen wir jedoch auch euren Input, sodass ihr mit ca. 6 Stunden Arbeitsaufwand pro Woche auf eurer Seite (hauptsächlich durch den QMB) planen solltet.

Auch empfehlen wir die Nutzung einer interaktiven (Wissens-)managementsoftware, da dies die Pflege und Nutzbarkeit des QMS beträchtlich steigert. Gerne beraten wir euch zu den verschiedenen Möglichkeiten in einem persönlichen Gespräch.