Unsere Vorlagenpakete

Vorteile von Vorlagen im Vergleich zum klassischen Beratungsangebot:

• Zeit- und Kostenersparnis: Mit unseren Vorlagen können wir unser Wissen & unsere Erfahrung auch kostengünstiger und an eine breitere Masse zur Verfügung stellen als es uns im Rahmen unseres individuellen Beratungsprogramms möglich ist.
• Standardisierte Prozesse: Unsere Vorlagen basieren auf bewährten Best Practices und ermöglichen eine standardisierte Vorgehensweise, was zu einer einfachen, effizienten und zielgerichteten Umsetzung führt
• Einfache Handhabung: Unsere Vorlagen sind einfach zu bedienen und können ohne viele Vorkenntnisse angepasst werden.

Nachteile von Vorlagen im Vergleich zum klassischen Beratungsangebot:

• Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten: Unsere Vorlagen sollen einen klaren Rahmen vorgeben und stimmig sein. Auch wenn sie nicht starr sind, können nicht immer alle individuellen Bedürfnisse abgedeckt werden
• Fehlende individuelle Beratung: Der Einsatz von Vorlagen bedeutet oft, dass die individuelle Beratung und direkte Unterstützung durch Experten wegfällt. Dies kann bei dem Wunsch einer sinnvollen & nutzbaren ISO Implementierung nachteilig sein. Dem versuchen wir entgegenzuwirken, indem wir dich im Rahmen unserer Kickoffs persönlich in die Nutzung der Vorlagen einführen und dir die Möglichkeit bieten Beratungsstunden nach Bedarf mit uns zu buchen.
• Hohe interne Kapazitäten: Auch wenn unsere Vorlagen die Implementierung von ISO Standards deutlich vereinfachen, müssen intern Kapazitäten geschaffen werden um diese zu befüllen und das Projekt zu managen. Dies ist nicht zu unterschätzen. Im Rahmen unserer Beratungsprogramme wird das Projektmanagement und ein Großteil der Implementierung von unseren Consultants übernommen.

Insgesamt hängt die Wahl zwischen Vorlagen und klassischem Beratungsangebot von den individuellen Bedürfnissen, Kapazitäten, Budgets und Anforderungen ab. Vorlagen können eine effektive Möglichkeit sein, um Zeit und Kosten zu sparen, während ein klassisches Beratungsangebot eine individuellere und umfassendere Unterstützung bieten kann. Beide Wege führen mit unserer Unterstützung zu einer erfolgreichen Zertifizierung.

Allgemein hängen die Kosten sehr stark von der Unternehmensgröße ab. Sie lassen sich in Vorbereitungskosten, interne Auditierungskosten und externe Auditierungskosten unterteilen. Hinzu kommen noch Kosten in den Folgejahren.

• Vorbereitungskosten umfassen die Implementierungskosten. Also Kosten von Vorlagenpaketen oder Beratungsprogrammen

• Externe Auditierungskosten sind Kosten, die durch eine Zertifizierungsstelle für die Überprüfung des Unternehmens und die Ausstellung eines Zertifikats anfallen. Diese belaufen sich bei Unternehmen von bis zu 30 Mitarbeitenden typischerweise auf circa 3 – 8 T€. Bei Unternehmen, die größer als 30 Mitarbeiter sind, lässt sich keine pauschale Antwort treffen, da es stark vom Kontext des jeweiligen Unternehmens abhängt. Allgemein lässt sich allerdings sagen, dass die Kosten nicht 100% linear zu der Mitarbeiterzahl steigen.

• Interne Auditierungskosten können komplett entfallen, wenn ein eigener Mitarbeiter diese Rolle übernimmt, dies ist allerdings an einige Bedingungen geknüpft. Ansonsten fallen hierfür bei der Unternehmensgröße von bis zu 30 Mitarbeitenden 1 – 2 T€ jährlich an.

Allgemein hängen auch die Folgekosten sehr stark von der Unternehmensgröße ab. Mit der Erst-Zertifizierung ist meist der größte Teil der Arbeit und Kosten bereits getan. Siehe dazu auch die Frage: „Was sind die Kosten einer ISO 9001 Zertifizierung?“
Da das Zertifikat drei Jahre gültig ist, wird es jährlich in einem Überwachungsaudit durch einen externen Auditor überprüft. Das erste Überwachungsaudit kostet etwa 30 % des Erst-Zertifizierungsaudits. Also bei einem Unternehmen mit bis zu 30 Mitarbeitenden circa 2 – 4T€. Das zweite Überwachungsaudit kostet etwa 60 % des Zertifizierungsaudits. Also bei einem Unternehmen mit bis zu 30 Mitarbeitenden circa 2 – 6T€.

Nach 3 Jahren wird wieder ein komplettes Zertifizierungsaudit mit ähnlichen Kosten wie die Erstzertifizierung fällig. Das sind bei einem Unternehmen mit bis zu 30 Mitarbeitenden meistens etwa 3 – 5T€.

Ebenfalls fallen Ausgaben für interne Audits an. Ansonsten fallen hierfür bei einer Unternehmensgröße von bis zu 30 Mitarbeitenden meist 1 – 2 T€ jährlich.

Nach der Zertifizierung solltest du die definierten Prozesse turnusmäßig durchführen. Auf Management Seite ist das weniger als 1 Tag Arbeit pro Quartal und besteht vor allem aus dem Management Review, dem internen Audit und der Risikoanalyse.

Für den zu ernennenden Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) ist der Arbeitsaufwand stark abhängig von Art und Größe des Unternehmens, bewegt sich jedoch in aller Regel im Rahmen von wenigen Stunden pro Monat. 

Operativ müssen die Normanforderungen erfüllt, sowie die Dokumentation genutzt und gepflegt werden. Siehe dazu auch die Frage: „Was genau beinhaltet die ISO 9001?“

Die Zertifizierung gilt für drei Jahre, allerdings wird die Einhaltung der Norm jährlich in einem Überwachungsaudit überprüft. Dieses ist vom Umfang kleiner als das Zertifizierungsaudit. Nach zwei erfolgreichen Überwachungsaudits wird wieder ein Zertifizierungsaudit fällig.

Die ISO 9001 hat das Ziel der Qualitäts- und Effizienzverbesserung im Unternehmen.
Die Normbeschreibungen klingen erstmal abschreckend. Die Prozesse werden allerdings in den meisten Unternehmen schon durchgeführt. Es fehlt meistens nur die passende Dokumentation.
Geforderte Prozesse der ISO 9001 sind vor allem:

• KPI Definition, Tracking und Evaluierung entlang der Kernprozesse
• Bewertung und Sicherstellung der Qualität des Produkts oder Dienstleistung
• Messung und Evaluation der Kundenzufriedenheit und Kundenanforderungen
• Beobachtung der Marktumgebung mit resultierenden Risiken und dem Umgang damit
• Bewertung der Zulieferer
• Sicherstellung der Mitarbeitereignung und Entwicklung
• Kontinuierliche Verbesserung der Organisation
• Allgemein werden alle Kernprozesse, als auch relevante Nebenprozesse, hinsichtlich ihrer Ziele und Effektivität überprüft.

– Größe und Komplexität des Unternehmens

Normübergreifend gilt je größer das Unternehmen, umso umfangreicher das Projekt. Außerdem ist die Komplexität der Leistung und die Diversität des Angebotsportfolios entscheidend. Bei der ISO 9001 ist bei produzierenden Gewerben generell von einem etwas höheren Aufwand auszugehen als bei Servicedienstleistern.

Bei der ISO 27001 und TISAX haben zusätzlich die Schutzanforderung der Informationen und die Komplexität des Managements eine Auswirkung auf die Dauer.

– Stand der bereits vorhandenen Dokumentation

Außerdem ist entscheidend wie viel Dokumentation intern bereits in deinem Unternehmen vorhanden ist. Benutzt ihr bereits eine Software und habt den Großteil eurer Prozesse schon dokumentiert, kann das insbesondere für eine Implementierung der ISO 9001 eine starke Beschleunigung bedeuten. Allerdings ist es gerade in Startups normal, dass genau dafür bisher wenig Zeit blieb, dann ist die Implementierung eines ISO Standards ein guter Anlass um damit zu beginnen und fordert aber etwas mehr Aufwand und Zeit.

– Intern zur Verfügung gestellte Kapazitäten für die Implement ierung

Auch wenn unsere Vorlagen die Implementierung von ISO Standards deutlich erleichtern und Vorerfahrung nicht notwendig ist, befüllen sie sich leider nicht von selbst. Je nachdem wie viele Kapazitäten ihr intern aufbringen könnt, ist maßgebend dafür, wie schnell die Normanforderungen mit Hilfe unserer Vorlagen erfüllt werden können.

Wenn euer Team oder die für Implementierung zuständige Person bereits Vorerfahrung zu ISO Standards aufweist, ist das natürlich von Vorteil. Ob hier eine Person mit wenigen Stunden pro Woche die Vorlagen über einen längeren Zeitraum befüllt oder ob ihr einen Sprint in einer Phase mit spontan viel Kapazität hinlegen wollt, ist euch überlassen. Mit unserem Vorlagen könnt ihr mit beiden Herangehensweisen eine erfolgreiche Implementierung erreichen. Von Extremen in beide Richtungen ist jedoch abzuraten und ein Managementsystem egal nach welcher Norm zertifiziert, muss auch in den Folgejahren gepflegt und genutzt werden, um in den jährlichen Überprüfungsaudits zu bestehen. Gerne erarbeiten wir in einem kostenlosen Infocall eine genauere individuelle Roadmap für deinen Weg zur erfolgreichen ISO Implementierung.

– Anspruch an die Umsetzung

Zu guter Letzt ist auch euer Anspruch an die ISO Implementierung maßgebend für den Umfang und damit auch die Dauer des Projektes. Sollen alle Dienstleistungen und Standorte zertifiziert werden? Sollen Prozesse ausgegliedert werden? Wie genau und umfangreich wollt ihr Prozesse dokumentieren und regeln?

ISO Normen lassen sich auch mit sehr schlanker Dokumentation erfüllen und bieten einen guten Anlass, um eventuell noch nicht vorhandene Dokumentation & Prozesse zu entwickeln oder aber auch bestehende Dokumentation zu überarbeiten, strukturieren und zu optimieren.

Das Vorlagenpaket umfasst :

– Vorlagen

Du bekommst von uns das von dir für die Entsprechende Umgebung gewählte Vorlagenpaket mit Templates, Dokumenten und Musterbeispielen, sowie ein Normmapping zur Übersicht.

– Ein 2- stündiges persönliches Kickoff

Zunächst bekommst du eine kurze Einführung in die Norm und die Anforderungen. Anschließend erstellen wir eine Prozesslandschaft für dein Unternehmen &/oder legen eine individuelle Roadmap für dich fest, beraten dich zu Wahl eines geeigneten Tools oder zu der Umsetzung in deinem bereits genutzten Tool und beantworten dir alle Fragen, sodass du danach direkt loslegen kannst. Für genauere Infos siehe Frage 8

– Beraterstunden inklusive

Zusätzlich zum Kickoff enthält umfasst unser Vorlagen Paket Beraterstunden. Hier können Rückfragen gestellt werden oder kritische Themen mit unseren Experten diskutiert oder überprüft werden.

– Im Vorlagenpaket der ISO 9001 sind 4x eine Beraterstunde inbegriffen

– In dem Vorlagenpaket ISO 27001 oder TISAX sind jeweils 8 x 1 enthalten

Diese kannst du bereits direkt zu Projektbeginn als Milestones in die Roadmap aufnehmen und planen oder du buchst sie dir je nach Bedarf während du die Vorlagen bearbeitest.

– Option auf einzeln zusätzlich buchbare Beraterstunden

Solltest du zusätzliche Hilfe brauchen, merken, dass du bestimmte Prozesse verbessern oder optimieren möchtest oder dir einfach Kapazitäten fehlen, kannst du jederzeit einzelne Beraterstunden ergänzend buchen.

– 1 internes Audit mit uns

Zu guter Letzt ist das von den ISO Normen vorgeschriebene interne Audit mit uns im Paket inbegriffen. Der Umfang ist abhängig von der gewählten Norm und der Komplexität deines Unternehmens.

– ISO 9001 Projekte: 5 Stunden

– ISO 27001 & TISAX: 8 Stunden

Den internen Auditor stellen wir. Auch begleiten wir dich in der Vor- und Nachbereitung dieses Audits und helfen dir die Abweichungen und Findings auszuarbeiten. Danach bist du bereit für die finale Zertifizierung durch eine externe Zertifizierungstelle!

a, tendenziell können unsere Vorlagen auch in anderen Tools genutzt werden. Dies müssen wir aber individuell prüfen.
Gerne schauen wir uns im Kickoff das gewünschte System an und verwenden die dafür sinnvollste Vorlagenumgebung und können unsere Erfahrungen aus anderen Projekten einbringen. Die Implementierung eines ISO Standards ist mit fast jedem Tool möglich. Allerdings gibt es starke Unterschiede in der Nutzbarkeit und Aufwand der Aufrechterhaltung der Ergebnisse. Grundsätzlich sind unsere Vorlagen in jedem Fall hilfreich. Je nach Tool und Funktionalität dessen ist hier eine Beratungsprojekt zu Implementierung eventuell geeigneter als das Vorlagenpaket. Wir geben dir hier gerne ehrliches Feedback und Empfehlungen.

Wir empfehlen die Nutzung unserer Vorlagenpakete vor allem für Unternehmen mit bis zu 30 Mitarbeitenden. Auch für größere Unternehmen sind diese nutzbar, allerdings ist hier eine höhere Komplexität von Strukturen und Prozessen zu erwarten die stärker individualisierte Lösungen erfordern können. Auch hier dienen unser Vorlagen als Leitfaden müssen aber eventuell stärker angepasst und erweitert werden. Hier ist auch die im Unternhemen vorhandenen Vorerfahrung mit ISO- Standards relevant. Mit viel Vorerfahrung ist eine sinnvolle Implementierung auch bei größeren/komplexeren Unternehmen mit Hilfe der Vorlagenpakete möglich! Dies ist am Ende aber immer Einzelfallabhängig und sollte individuell geprüft werden. Ob unsere Vorlagenpakete für dich und dein Unternehmen geeignet sind, besprechen wir gerne im Rahmen eines Erstgesprächs gemeinsam mit dir! Buche dir hier deinen Infocall mit uns!

Das interne Audit ist eine systematische und unabhängige Bewertung des Qualitätsmanagementsystems (ISO 9001) oder des Informatinssicherheitssystems eines Unternehmens, um dessen Effektivität und Effizienz zu bewerten und Verbesserungen zu identifizieren.
Das Ziel des internen Audits ist es, das Unternehmen auf die Zertifizierung gemäß den ISO-Normen vorzubereiten.
Das interne Audit wird in der Regel von einem internen Auditor durchgeführt, der im Bestfall unabhängig von den zu prüfenden Prozessen und Verfahren ist. Der Auditor identifiziert Stärken und Schwächen des Qualitätsmanagementsystems und stellt sicher, dass das Unternehmen den ISO-Standard vollständig implementiert hat.
Das Ergebnis des internen Audits ist ein Auditbericht, der die Ergebnisse des Audits sowie Empfehlungen für Verbesserungen und Korrekturmaßnahmen enthält. Das Unternehmen kann diese Empfehlungen nutzen, um sein Qualitätsmanagementsystem zu verbessern und die Implementierung des ISO-Standards zu optimieren bevor die externe Zertifizierung oder Überprüfung stattfindet.

Das interne Audit ist von den Normen vorgeschrieben und muss jährlich vor dem externen Audit stattfinden. Besonders im Falle einer Implementierung mit Vorlagen, dient das interne Audit auch als Generalprobe vor dem externen Audit. So kann ein Gefühl für die Auditsituation entwickelt werden und die geleistete Implementierungsarbeit wird durch einen Experten überprüft. Nach einem internen Audit mit uns ist dein eigenständig implementiertes Managementsystem Zertifizierungsbereit!